Model de procedura operationala: EVALUAREA FURNIZORILOR
Va prezentam mai jos un model de procedura operationala (OP.04 „Evaluarea furnizorilor”) aplicabil intr-o companie ce furnizeaza servicii de marketing integrat (BTL, sampling, merchandising, etc.), putand fi adaptata oricarui tip de activitate.
CONSIDERATII GENERALE:
Procedurile operationale fac parte integranta din manualul calitatii, in cazul in care compania are sau se afla in curs de implementare un sistem de management al calitatii functional si certificat eventual de catre un organism de terta parta. Chiar daca o firma nu are in vedere certificarea intr-un orizont de timp relativ apropiat, realizarea si implementarea unui sistem formalizat de reguli si proceduri care sa ghideze personalul in indeplinirea sarcinilor reprezinta o decizie manageriala esentiala pentru asigurarea unei bune comunicari, a cresterii eficientei si eliminarea redundantelor, alocarii eficiente a resurselor si trebuie sa includa o atenta evaluare a personalului si stabilirea unor sarcini clare (fise de post, organigrama), precum si a unor obiective si indicatori de performanta cuantificabili, realisti.
Pentru trasabilitate, procedurile trebuie codificate unitar, astfel incat sa se poata face usor referire la ele si sa se respecte principiul trasabilitatii. Daca este nevoie, unei proceduri operationale i se ataseaza anexe (de obicei formulare sau instructiuni de lucru).
Procedurile operationale sunt realizate in conformitate cu politica de calitate a unei societati si se recomanda respectarea recomandarilor internationale in domeniul mangamentului calitatii, asa cum au fost ele cuprinse in seria de standarde ISO.
Orice procedura operationala trebuie sa cuprinda in antet (prima pagina, in josul fiecarei pagini) denumirea si codificarea sa, precum si versiunea curenta de lucru, persoana care a redactat-o si data ultimei revizii.
In cazul in care o companie doreste certificarea QMS (Quality Management System) cu un organism international de certificare de terta parte, va trebui sa realizeze manualul calitatii in limba engleza sau bilingv.
1. PREAMBUL
1.1. Scop
Prezenta procedura reglementeaza modalitatea de realizare a evaluarii furnizorilor de servicii si produse, astfel incat sa se asigure trasabilitatea actiunilor si stabilirea responsabilitatilor clare ale fiecarei persoane implicate in acest proces.
1.2. Domeniu de aplicare
Toate functiile din RIES asociate achizitionarii de produse si servicii, in primul rand responsabilul de productie publicitara si personalul din departamentul administrativ.
1.3. Responsabilitatea aplicarii
Director Departament Achizitii [se va completa dupa caz]
1.4. Documente de referinta si documente asociate
Procedura operationala OP.01-00 „Termeni si definitii. Documente de referinta si abrevieri”
Procedura sistem SP.02-00 „Controlul inregistrarilor”
1.5. Definitii si abrevieri
Pentru scopurile prezentei instructiuni de lucru sunt aplicabile definitiile si abrevierile, precum si termenii din OP.01-00 „Termeni si definitii. Documente de referinta si abrevieri”. Se vor utiliza de asemenea definitiile si abrevierile de mai jos:
RIES = acronimul denumirii companiei ce implementeaza prezenta procedura
1.6. Distributie
Departament achizitii, orice alt angajat cu atributii de achizitie din cadrul companiei
1.7. Identificare si arhivare
Prezenta procedura operationala este arhivata la un loc cu celelalte proceduri si instructiuni de lucru ale companiei RIES si are numarul de identificare OP.04-01.
Copia de referinta a documentului este pastrata de catre Reprezentantul Managementului pentru Controlul Calitatii.
1.8. Revizuire
Prezenta instructiune de lucru va fi revizuita de catre Reprezentantul Managementului pentru Controlul Calitatii., in urma cererii motivate din partea: Director Achizitii, alti angajati direct implicati in procesul de achizitie si care nu fac parte din Departamentul Achizitii.
2. DESCRIERE SI RESPONSABILITATI
2.1. Relatii cu furnizorii
In conditiile in care RIES actioneaza ca si prestator de servicii pentru clientii sai, prin livrarea unor produse complexe de marketing, compania are nevoie in vederea livrarii unui produs conform (vezi si SP.03 „Controlul neconformitatilor”) de o evaluarea foarte atenta a furnizorilor proprii de servicii si echipamente care vor constitui parte din produsul final livrat de RIES catre client.
Responsabilul de productie publicitara este cel in sarcina caruia se afla evaluarea furnizorilor de acest tip, analiza ofertelor si propunerea de solutii eficiente care sa asigure fiabilitatea produsului final livrat catre client.
In cadrul analizelor specifice de management, responsabilul de productie publicitara poate propune modificari de strategie in ceea ce priveste furnizori (ex. internalizarea unor activitati specifice).
Pentru achizitionarea oricarui tip de echipament/serviciu, responsabilul de productie publicitara/secretara vor transmite o cerere de oferta inregistrata catre cel putin 3 furnizori si se va solicita (acolo unde se preteaza) transmiterea de mostre/cataloage, costurile fiind suportate de furnizor.
Ofertele primite vor fi clasificate in functie de:
– Pret
– Conditii de livrare (se va acorda prioritate furnizorilor ce acorda termen de plata mai mare, discount la cantitate, posibilitatea de returnare in cazul in care produsele nu corespund calitativ)
– Calitate produs (se va acorda prioritate produselor ce prezinta certificat de calitate emis de catre o terta parte)
2.2. Reglementare juridica. Evidenta interna
Nici un fel de relatie cu clientii/furnizorii nu se poate constitui in lipsa unui suport juridic adecvat (contract), evidenta relatiilor cu tertii fiind tinuta printr-un asa numit „jurnal” de contracte (logbook), care este mentinut si actualizat in permanenta de Responsabilul de productie publicitara.
Nici o persoana angajata a RIES nu va putea angaja compania intr-o relatie contractuala cu o alta entitate fizica/juridica, fara aprobarea expresa in scris a Directorului General.
Toate contractele in original sunt pastrate de catre departamentul Financiar-Contabil, evidenta si arhivarea lor fiind realizata in conformitate cu SP.02 – WI.01 „Managementul inregistrarilor”.
2.3. Controlul documentelor
Fiecare contract incheiat cu furnizorii va avea alocat un dosar, care va contine toate documentele relevante pentru asigurarea trasabilitatii, astfel:
- analiza ofertei (semnata de persoana desemnata drept titular de contract)
Reprezinta prima si cea mai importanta etapa in managementul relatiei cu furnizorii, constituind analizarea ofertei „tehnice” si comerciale si trebuie sa cuprinda ofertele concurente, motivatia alegerii furnizorului.
- corespondenta relevanta (cea care este si inregistrata obligatoriu in registrul de intrari – iesiri)
Asigura trasabilitatea, prin mentinerea spre viitoare analiza si consultare a documentatiei relevante referitoare la un contract
- copie dupa contract
Asigura completitudinea informatiilor referitoare la un contract, astfel incat orice viitoare consultare/monitorizare a contractului sa poata fi realizata indiferent de persoana care are acces la dosar.
Impreuna cu copia dupa contract se vor pune in dosar si copii dupa orice anexe la contract.
- copie dupa facturile primite
3. Formulare. Anexe
Formular cerere oferta, cod formular OP.04 – F.01
