Model instructiune de lucru: Realizarea ofertei comerciale
OP.01-WI.01 – Realizarea ofertei comerciale
Va prezentam mai jos un model de instructiune de lucru (OP.01-WI.01 „Realizarea ofertei comerciale”) aplicabil intr-o companie ce furnizeaza servicii de marketing integrat (BTL, sampling, merchandising, etc.), putand fi adaptata oricarui tip de activitate.
Puteti gasi aici consideratii generale referitoare la realizarea unui sistem formalizat de proceduri si instructiuni de lucru in cadrul unei companii, precum si un exemplu de procedura operationala de evaluare a furnizorilor.
1. PREAMBUL
1.1. Scop
Aceasta instructiune de lucru detaliaza modalitatea efectiva de analiza a cerintelor clientului si de emitere a ofertei comerciale, precum si de monitorizare a activitatii specifice de prestare de servicii, asa cum este aceasta reglementata prin procedura operationala OP.01-01 – “Managementul contractelor”.
1.2. Domeniu de aplicare
Prezenta instructiune de lucru se aplica tuturor activitatilor derulate de angajatii din cadrul Departamentului de Vanzari din RIES, precum si -prin exceptie – de catre OPD.
1.3. Responsabilitatea aplicarii
Director Vanzari
1.4. Documente de referinta si documente asociate
Procedura operationala OP.01-00 „Termeni si definitii. Documente de referinta si abrevieri”
Procedura sistem SP.02-00 „Controlul inregistrarilor”
Procedura operationala OP.04-01 „Evaluarea furnizorilor”
1.5. Definitii si abrevieri
Pentru scopurile prezentei instructiuni de lucru sunt aplicabile definitiile si abrevierile, precum si termenii din OP.01-00 „Termeni si definitii. Documente de referinta si abrevieri”. Se vor utiliza de asemenea definitiile si abrevierile de mai jos:
RIES = acronimul denumirii companiei ce implementeaza prezenta procedura
OPD = Director de Operatiuni
KAM = Key account manager / responsabil de contract
QR = cerere de cotatie
1.6. Distributie
Departament vanzari, orice alt angajat cu atributii de vanzare din cadrul companiei
1.7. Identificare si arhivare
Prezenta instructiune de lucru este arhivata la un loc cu celelalte proceduri si instructiuni de lucru ale companiei RIES si are numarul de identificare OP.01-WI.01.
Copia de referinta a documentului este pastrata de catre Reprezentantul Managementului pentru Controlul Calitatii.
1.8. Revizuire
Prezenta instructiune de lucru va fi revizuita de catre Reprezentantul Managementului pentru Controlul Calitatii., in urma cererii motivate din partea: Director Vanzari, alti angajati direct implicati in procesul de achizitie si care nu fac parte din Departamentul Vanzari.
2. DESCRIERE SI RESPONSABILITATI
2.1. Analiza ofertei
Indiferent de cazul in care clientul doreste o campanie complexa sau una simpla (ex. doar degustare, doar sampling), KAM va realiza analiza ofertei inainte de transmiterea cererii de cotatie catre celelalte departamente din RIES (vezi pct. 2.2.), astfel incat sa poata evalua corect posibilitatea realizarii unei oferte mai complexe catre clienti.
Analiza ofertei se efectueaza de catre titularul de contract si constituie prima inregistrare a relatiei cu clientul in baza unui formular continand etapele principale care sa demonstreze capabilitatea (inainte de calcularea costurilor) de prestare a serviciilor catre client.
Prin analizarea ofertei se va urmari raspunsul la urmatoarele intrebari:
– Este RIES sa presteze serviciul solicitat de client?
– Cine va fi persoana desemnata sa preia legatura cu clientul? (in cazul in care KAM care a realizat contactul initial cu clientul este implicat intr-un numar de proiecte care sa nu ii mai permita o activitate eficienta, va solicita ca titular de contract sa fie altcineva din departament, cu explicarea acestei optiuni)
– Care sunt resursele umane necesare derularii contractului?
– Care sunt resursele materiale necesare (echipamente, logistica, materiale)?
– Exista elemente de risc ce trebuie avute in vedere in relatia cu clientul (istoric negativ anterior, reputatie proasta, etc.)
– Este nevoie de aprobari speciale reglementate prin lege pentru derularea contractului? (ex. sampling in institutii publice, distributie de flyere in scoli)
Analiza ofertei (semnata si datata) este inaintata spre evaluare (eventuala modificare) si aprobare catre Director de Vanzari.
In cazul in care este vorba despre un client nou sau o linie de produse noua/diferita de cele pentru care s-au realizat proiecte anterioare, KAM va realiza si o analiza a pietei si a clientului respectiv ale carei concluzii sintetice le va prezeta Directorului de Vanzari in momentul predarii spre evaluare a Analizei ofertei. Daca din diferite motive, KAM considera ca nu are capabilitatea teoretica si/sau practica in realizarea unei analize complexe (daca acest lucru este necesar) va comunica in scris acest lucru catre Directorul de Vanzari, solicitand desemnarea unei persoane din RIES care sa realizeze acest lucru. Dupa desemnarea persoanei respective de catre Directorul de Vanzari, aceasta va fi informata in vederea verificarii disponibilitatii si i se va inainta analiza ofertei impreuna cu „Cererea de cotatie”.
In momentul semnarii contractului, in „Analiza ofertei” se va trece si numarul de contract cu o noua analiza a contractului (tinand cont de faptul ca intre analiza initiala a ofertei si semnarea contractului pot aparea modificari).
Documentul care atesta efectuarea analizei ofertei este formularul „Analiza ofertei” si constituie una dintre inregistrarile existente in dosarul contractului. In cazul in care, pe parcursul derularii contractului (ulterior semnarii acestuia) s-au realizat modificari care necesita semnarea de acte aditionale de modificare a clauzelor contractuale, titularul de contract va completa o noua „Analiza a ofertei” cu inscrierea modificarilor necesare.
Dupa realizarea cu responsabilitate a analizei ofertei si inaintarea cererii de cotatie catre persoanele implicate cu solicitarea termenului de predare, KAM va informa clientul ca va primi oferta completa intr-un anume interval de timp.
Pana la primirea informatiilor complete din QR, KAM va realiza formatul standard de oferta cu propunerea de proiect pentru client (format .ppt).
2.2. Realizarea cotatiei
Pentru fiecare client potential, responsabilul de contract din cadrul departamentului de Vanzari va emite o asa-numita „Quotation request” catre celelalte departamente din cadrul RITS implicate in procesul de ofertare, in baza unui formular (F.01 – OP.01 – WI.01 „Cerere cotatie”).
In cazul in care realizarea cotatiei implica colaborarea stransa dintre responsabili de proces/departamente, KAM va convoca o sedinta de proiect in care se vor discuta pe larg detaliile necesare – determinate de datele continute in „Analiza ofertei” – in vederea realizarii unei cotatii competitive.
In cadrul sedintei de proiect se vor stabili si termenele de realizare a cotatiei precum si alte informatii necesare de la client pentru aceasta.
Dupa incheierea sedintei si in baza informatiilor primite de la client, KAM va transmite un e-mail de confirmare a termenelor si continand informatiile suplimentare necesare, catre toate persoanele implicate in realizarea cotatiei.
Fiecare departament/responsabil de proces va realiza partea de cotatie pentru care a fost desemnat de catre KAM
Evaluarea furnizorilor. in cazul in care acest lucru este necesar. va fi efectuata in conformitate cu prevederile continute in procedura operationala OP.04-01 „Evaluarea furnizorilor”.
La termenul stabilit in cadrul sedintei de proiect, fiecare responsabil de proces/departament va transmite cotatia catre KAM, cu toate observatiile pe care le considera necesare.
Dupa sintetizarea cotatiilor si realizarea ofertei finale, KAM va convoca o noua sedinta de proiect in vederea prezentarii ofertei si realizarea ultimelor modificari/corectii necesare inainte de transmiterea acesteia catre clienti.
In toate cazurile, fiecare persoana desemnata sa realizeze o parte din calculatia de costuri si cotatie, va propune cel putin doua variante de proiect (din prima sedinta de proiect, atunci cand se va stabili pe cate dintre variante se vor calcula costurile si se va realiza cotatia).
3. Formulare.Anexe (vezi exemplele de mai jos)
– „Analiza ofertei”, cod formular OP.01-WI.01-F.01
– „Cerere cotatie, cod formular OP.01-WI.01-F.02
