Indicatori de performanta in logistica (2). Gestionar
Obiective de performanta:
I. Acuratete in gestionarea stocurilor
Definitie: Minimizarea costurilor determinate de erori logistice (diferente de inventar, erori documentare, costuri asociate produselor deteriorate)
Unitate de timp: luna/trimestru/an, stabilita de companie in functie de politica de resurse umane
Indicatori de performanta asociati (KPI):
1.a. Diferente de inventar (numar total)
Definitie: Numarul total de produse in minus/plus rezultate in urma inventarului periodic
Modalitate de calcul: Numar total scriptic produse – Numar total efectiv produse (rezultat in urma inventarului periodic, in conformitate cu listele de inventar)
1.b. Diferente de inventar (valoare)
Definitie: Valoarea totala a produselor constatate lipsa in urma inventarului periodic
Modalitate de calcul: Valoarea totala scriptica produse – Valoare totala efectiva produse (rezultata in urma inventarului periodic, in conformitate cu listele de inventar); aici sunt incluse si produsele deteriorate a caror valoare reziduala (daca este cazul) s-a stabilit in urma inventarului
Pentru a se tine cont atat de diferenta in bani cat si de cea in numar produse, indicatorul final poate fi calculat ca medie aritmetica intre cei doi indicatori analitici: = (1.a. + 1.b.)/2
Tinta: stabilita de companie, se poate considera ca orice numar/cost mai mare ca 0 reprezinta o neindeplinire a indicatorului de performanta si acestuia i se va atribui la evaluare 0%. Alternativ, tinta de performanta – luand in calcul inerenta deteriorarii unor produse (ex. perisabile) – poate fi stabilita intr-un anumit interval. Orice depaseste acest interval se poate considera 0% indeplinire indicator de performanta sau se poate aplica un procent de penalizare de x% pentru fiecare interval de depasire.
Observatie: Se pot include in calculul diferentelor de inventar si produsele deteriorate sau se poate calcula separat un indicator de performanta asociat.
Exemplul 1: Sa presupunem ca este vorba despre o companie care distribuie produse lactate, avand o cifra medie de afaceri lunara de 50000 RON si un stoc mediu de circa 3500 produse. Intervalul tinta pentru indicatorul de performanta Diferente de inventar, calculat lunar, a fost stabilit la maxim 30-50 produse, respectiv 100-150 RON, pentru orice depasire cu 2 produse, respectiv 10 RON peste aceasta tinta fiind penalizata cu 5% din indeplinirea indicatorului. La inventar s-au constatat 63 produse lipsa la inventar, avand o valoare totala de 190 RON. Penalizarea in acest caz va fi calculata astfel:
1.a. = s-a depasit targetul maxim cu 13 produse, aplicandu-se o penalizare totala de 5%*6 (de 6 ori cate 2 produse) = 30%
1.b. = s-a depasit targetul maxim cu 40 RON, aplicandu-se o penalizare totala de 5%*4 (de 4 ori cate 10 RON) = 20%
KPI_final = (1.a.+1.b.)/2 = (70%+80%)/2= 75%
Exemplul 2: Sa presupunem ca este vorba despre o companie ce distribuie produse electrocasnice. Tintele si modalitatea de calcul sunt aceleasi ca in Exemplul 1.
La inventar s-a constatat 1 produs lipsa la inventar, avand o valoare de 270 RON. Penalizarea in acest caz va fi calculata astfel:
1.a. = s-a depasit targetul maxim cu 1 produs, aplicandu-se o penalizare totala de 5%*0.5 (de 0.5 ori cate 2 produse) = 2.5%
1.b. = s-a depasit targetul maxim cu 120 RON, aplicandu-se o penalizare totala de 5%*12 (de 12 ori cate 10 RON) = 60%
KPI_final = (1.a.+1.b.)/2 = (97.5%+40%)/2 = 68.75%
Se observa din exemplele de mai sus diferenta de importanta intre numarul obiectelor lipsa la inventar si valoarea acestora. In cel de-al doilea exemplu, daca s-ar fi calculat indicatorul doar in prima varianta, indeplinirea indicatorului de performanta ar fi fost de 1-2.5% = 97.5%, ceea ce nu ar fi reflectat corect acuratetea in gestionarea stocurilor si, implicit, performanta angajatului.
2.a. Numar produse deteriorate
Definitie: Numarul total al produselor deteriorate din vina proprie, in timpul manipularii/ transportului din/in depozit, neadecvarii metodelor de stocare profilului produselor sau nerespectarii procedurilor interne referitoare la regulile de depozitare a produselor.
Tinta: In functie de riscurile asociate activitatii angajatului (ex. depozit de oua vs. depozit de mobila), compania stabileste o tinta maxima admisa exprimata in numar produse deteriorate.
Modalitate de calcul: se poate calcula fie ca orice depasire a tintei maxime admise sa insemne 0% indeplinire target, fie sa se acorde un procent de penalizare pentru fiecare lot de x produse deteriorate in plus fata de tinta maxima admisa.
2.b. Valoare produse deteriorate
Definitie: Valoarea totala a produselor deteriorate din vina proprie, in timpul manipularii/ transportului din/in depozit, neadecvarii metodelor de stocare profilului produselor sau nerespectarii procedurilor interne referitoare la regulile de depozitare a produselor.
Tinta: In functie de riscurile asociate activitatii angajatului (ex. depozit de oua vs. depozit de mobila), compania stabileste o valoare maxima admisa
Modalitate de calcul: se poate calcula fie ca orice depasire a tintei maxime admise sa insemne 0% indeplinire target, fie sa se acorde un procent de penalizare pentru fiecare lot de x produse deteriorate in plus fata de tinta maxima admisa.
OBIECTIV DE PERFORMANTA II. Eficienta in gestionarea stocurilor
Definitie: Cresterea performantei in gestionarea stocurilor (viteza de rotatie a stocurilor, produse lipsa, suprastoc)
Chiar daca gestionarul nu are atributii directe de vanzare si analiza a stocurilor, o parte din activitatea sa consta in semnalarea catre departamentul de vanzari a produselor care au viteza de rotatie foarte mare si risca de ramana OOS sau, dimpotriva, a produselor care au ritm foarte lent de vanzare (suprastoc).
Unitate de timp: luna/trimestru/an, stabilita de companie in functie de politica de resurse umane
Indicatori de performanta asociati (KPI):
1. Viteza de rotatie a stocurilor
Definitie: Arata de cate ori a fost rulat stocul pe parcursul perioadei de analiza.
Modalitate de calcul: Cost vanzari / Stoc mediu = numar de ori
Modalitate alternativa de calcul: (Stoc mediu / Cost vanzari) x 365 = numar zile stocare
Exemplu:
stoc mediu = 2500 RON
cost vanzari = 25000 RON
viteza rotatie1 = cost vanzari / stoc mediu = 25000 / 2500 = 10 ori (stocul a fost rulat de 10 ori)
viteza rotatie2 = (stoc mediu / cost vanzari )* 365 = 36.5 zile (numar mediu zile de stocare)
Tinta: Depinde foarte mult de tipul de produse aflate in gestiune.
Pentru exemplul de mai sus, daca este vorba despre produse alimentare cu termen de garantie mic (ex. lactate), viteza de rotatie a stocurilor este mica, exprimand ineficienta in gestionarea stocurilor. O tinta de eficienta ar putea fi intre 15-20 (numar mediu zile de stocare). In cazul in care se depaseste intervalul impus ca tinta de performanta, ponderea de realizare va fi 0 (se considera neindeplinire a target-ului) sau redusa corespunzator, de exemplu pentru intervale de cate 5 zile. (pentru 25 de zile, penalizare de 10%, pentru 30 de zile, penalizare de 20%). Din nou, modalitatea de calcul depinde de obiectivele companiei si de profilul sau de activitate.
Daca ar fi vorba, de exemplu, de produse electrocasnice, viteza medie de rotatie a stocurilor din exemplul de mai sus este foarte buna, o tinta de eficienta obiectiva fiind, de exemplu, 50-100 (numar mediu zile de stocare).
2. Produse lipsa din stoc la cerere (“out of stock” – oos)
Definitie: Numar mediu produse OOS in intervalul de timp de analiza
Modalitate de calcul: se poate calcula ca procent al produselor OOS din numarul total de produse din cosul de vanzari obligatoriu (de exemplu, acele produse cu viteza de rotatie a stocurilor peste o anumita valoare stabilita de departamentul de vanzari); alternativ se poate calcula ca procent al produselor OOS din numarul total de produse aflate pe lista de inventar
Tinta: Depinde atat de profilul de activitate al companiei cat si de tintele sale de eficienta. Conform principiului « nu esti la raft, nu existi », orice OOS (out of stock) se traduce in costuri de oportunitate pentru companie.
In evaluarea angajatului, calibrarea indicatorilor de performanta, adica ponderea acestora in evaluarea performantei trebuie sa tina cont de specificul activitatii companiei, specificul sarcinilor angajatului.
Daca, de exemplu, gestionarul nu are absolut nicio responsabilitate in analiza stocurilor si comunicarea/rezolvarea situatiilor de OOS, stoc critic, suprastoc, atunci includerea in evaluarea performantei sale a indicatorului viteza de rotatie a stocurilor sau a indicatorului produse lipsa (OOS) nu va contribui la reflectarea obiectiva a performantei sale. In acest caz, este posibil ca unicul sau obiectiv de performanta, impreuna cu KPI aferenti, sa fie Acuratete in gestionarea stocurilor.
