Tips&Tricks – Realizarea unei prezentari in Power Point
Compania R&I ETIC SOLUTIONS furnizeaza solutii integrate din domeniul resurselor umane (recrutare, training, evaluare), administrativ si comunicare media.
Intr-un interesant articol din 2012 publicat de Bloomberg Business, se vorbeste despre apropiata “moarte” a prezentarilor in Power Point si despre antipatia crescanda referitoare la utilizarea programului de catre mediul corporatist.
Necesitatea asigurarii compatibilitatii dintre programul de realizare al prezentarii si cel utilizat pentru vizualizare precum si mentinerea unei cote de piata ridicate a programelor din suita Office face ca, cel putin in Romania, Power Point-ul, ce a implinit o venerabila varsta de un sfert de secol, sa reprezinte norma de redactare a unei prezentari business.
Este intens utilizat pentru realizarea de prezentari generale corporatiste, transmise de cele mai multe ori pe email si care nu vad niciodata lumina proiectei pe whiteboard.
Cei mai «curajosi» prezentatori – capacitatea excelenta de comunicare fiind esentiala – utilizeaza doar tabla si markerul sau vorbesc liber. Acestia sunt si cei care prefera sa isi construiasca discursul cu ajutorul auditoriului si utilizeaza adesea jocuri de rol sau studii de caz, conferind atat dinamica prezentarii cat si baza de memorare/intelegere mai buna pentru cei care il asculta.
Prezentarea unei firme in Power Point trebuie sa tina cont, prin urmare de:
- ambalajul in care va fi prezentat destinatarului – prezentare statica (vizualizata pe computer) sau prezentare dinamica (in fata unui auditoriu)
- asigurarea compatibilitatii (intre diverse versiuni sau inclusiv cu soft-uri de tip OpenOffice)
- mesajul principal si destinatarul final
- tipul de mesaj (grad de formalitate, obiectiv – intelegere, invatare, motivare)
- profilul de activitate al companiei
Revenind la articolul din Bloomberg, recunosc, mi-am schimbat parerea despre Power Point in ultimii ani. Imi aduc aminte de o intamplare, hai sa o numim, corporatista, de prin 2007. Firma la care lucram voia sa transmita rapoarte de campanie lanturilor de magazine implicate in proiectele respective (promotii in magazine – cupoane de reduceri, etc.). La vremea respectiva, ca director de operatiuni, m-am opus vehement realizarii raportului (plin de cifre, grafice si analiza pe date) in Power Point si l-am construit in Word, salvat si transmis ulterior ca pdf.
De ce?
- documentul continea grafice complexe (facute cu Pivot Table) care puteau fi mai usor prelucrate si aranjate in Word
- documentul continea, in proportie de cel putin 50%, explicatii pe date, adica text
- raportul in PPT era foarte stufos (peste 70 de slide-uri), datorita profilului programului si posibilitatii de aranjare a obiectelor pe slide (grafica, text, imagini) – documentul final pdf avea mai putin de un sfert
Prezentarea trebuie sa contina o « poveste », acel ceva cu care sa fii capabil sa captivezi auditoriul, sa il motivezi sa te asculte, sa iti inteleaga mesajul, sa fii capabil, cu alte cuvinte, sa ii transmiti cu adevarat ceva. Inclusiv atunci cand – si se intampla des in business – vestile pe care le dai nu sunt dintre cele mai bune. Spunerea unei povesti intr-o prezentare Power Point nu e totuna cu citirea de pe ecran a povestii, deci, retineti:
Experienta mai recenta ca trainer (inclusiv de PPT) pe piata corporatista din Romania mi-a relevat ca, cel putin pentru subiecte soft, suportul de prezentare – cel putin pentru discursul in fata unui auditoriu – este esential.
Din cel putin trei motive:
- Confera auditoriului siguranta ca poate sa reia subiectele prezentarii, fiindu-i livrat si un « suport » (prezentarea PPT cu notite)
- Faciliteaza intelegerea unor date cu caracter tehnic (grafice, cifre, fluxuri de operatiuni)
- Furnizeaza cadrul adecvat de interactiune dintre vorbitor si auditoriu, contribuind la dinamica prezentarii
Cu alte cuvinte:
- Am fost educati sa invatam dupa manual si sa interactionam foarte putin cu cel care sustine discursul, suportul vizual din spatele vorbitorului furnizand siguranta auditoriului (ca va asculta ceva interesant, ca prezentarea a fost atent pregatita, ca va putea relua subiectele)
- O imagine (grafic, diagrama, poza) face cat o mie de cuvinte – sau explica mai bine unde vorbitorul nu reuseste sa fie elocvent
- Prezentatorul si auditoriul pot – fiecare de partea sa – asculta activ, avand posibilitatea sa revina asupra unui subiect (pentru clarificari, intrebari, studii de caz, etc.)
Reguli generale
- Verificati intotdeauna compatibilitatea cu versiuni anterioare, inainte de transmitere (pentru prezentari transmise prin email)
- Definiti intai mesajul principal pe care vreti sa il transmiteti auditoriului (el poate fi chiar motto-ul companiei, daca vorbim de o prezentare generala a firmei)
- Fiti consecventi cu mesajul si adaptati-va stilul: daca vreti sa transmiteti « suntem flexibili in abordarea proiectelor», nu livrati in fata potentialilor beneficiari un monolog, interactionati cu sala, adaptati-va tehnica si mijloacele de prezentare
- Daca mesajul unei prezentari in fata propriilor colegi (de exemplu, rezultatele anuale) este «suntem cei mai buni dar trebuie sa fim atenti sa ramanem asa si anul viitor», setati stilul, dimensiunea prezentarii si dinamica acesteia astfel incat sa raspundeti obiectivului final, acela de a-i motiva
- Stabiliti scopul prezentarii (unealta de marketing, informare, prezentare a unor rezultate foarte bune sau, dimpotriva, slabe, etc.)
- Definiti auditoriul si modalitatea de transmitere a mesajului
- Stabiliti de la inceput care va fi tonul preponderent al prezentarii (formal, semi-formal)
- In construirea prezentarii si in functie de modalitatea de transmitere a mesajului ei, stabiliti un numar aproximativ de slide-uri si setati un timp standard (propuneti-va, de exemplu, ca lecturarea unei prezentari pe computer sa nu dureze mai mult de 2 minute)
Reguli de redactare
- Folositi pachetul de identitate vizuala al firmei pe care o reprezentati (gama cromatica, sigle, elemente grafice)
- Nu folositi un background prea incarcat pentru slide-uri
- Definiti-va un set de fonturi in ton cu restul elementelor si folositi-l doar pe acela
- Nu folositi mai mult de 3 efecte sau tranzitii in cursul aceleiasi prezentari; in principiu se foloseste un singur tip de tranzitie/animatie pe majoritatea slideurilor, cu exceptia celor pe care vreti sa le scoateti in evidenta
- In practica de business nu este recomandat sa folositi fonturi “ciudate” si nici elemente grafice de tip caricatura; cu toate acestea, in anumite momente, ele pot folosi pentru a soca, daca asta intentionati
- In functie de genul preponderent de prezentari pe care le aveti de facut/sustinut, definiti-va unul sau doua master template-uri si folositi-le de fiecare data cand aveti nevoie; inserati in fiecare si pagina de titlu
- Definiti-va un tip de grafice, in functie de necesitati si fiti consecventi cu acesta; folositi o gama cromatica in ton cu restul prezentarii, dar cu culori suficient de diferite pentru a fi usor de inteles
- Spre deosebire de un raport, o prezentare in PowerPoint nu trebuie sa fie nici exhaustiva, nici foarte amanuntita; scopul ei este de a convinge, sau de a informa, nu de a explica
- Cautati ceea ce conteaza in mod real pentru publicul fiecarei prezentari si folositi doar aceste elemente in prezentare; amanuntele pot sa fie atasate ca fisiere text sau tabele cu grafice
In articolele viitoare vom prezenta – sub forma de studii de caz – modalitati de realizarea a unor prezentari de afaceri profesioniste in Power Point.
