Cursuri Excel gratuite – Format as table, cum se realizeaza si la ce foloseste?
Exemplul de mai jos este construit pentru Microsoft Excel 2013, dar se realizeaza cvasi-identic si in versiunea 2010 sau 2016.
Desi majoritatea utilizatorilor de nivel mediu utilizeaza optiunea Format as Table din meniul Home ca modalitate de formatare rapida a unui tabel, in fapt aceasta reprezinta transformarea unui interval de celule in baza de date, unde:
- Primul rand (capul de tabel) reprezinta caracteristicile bazei de date
- Fiecare rand (de dupa capul de tabel) reprezinta articole ale bazei de date, care pentru fiecare caracteristica (reprezentata de capul de tabel din coloana respectiva) are o anumita valoare – aceasta valoare poate fi si blank.
- Baza de date se termina acolo unde apare primul rand gol sau prima coloana goala
Se da un tabel cu incasari pe anumite categorii de activitati.
Pozitionati cursorul in stanga sus a tabelului (pe prima eticheta de coloana, din celula A1) si apasati Format as Table din tab-ul Home.
Alegeti un format de afisare si dati click pe acesta.
In urmatoarea fereastra de dialog, observati ca au fost automat selectate toate randurile din tabel. Bifati optiunea My Table has headers.
Observati ca pe bara de meniu a aparut meniul dinamic Table Tools, cu submeniul Design.
Din sectiunea Properties putem redenumi tabelul, astfel incat sa ne poata fi mai usor sa facem referire la el. Automat, in momentul definirii unui grup de celule ca tabel, acestuia i se va atribui un nume de tipul Table1,2….., in ordine, in functie de cate tabele au mai fost definite in fisierul respectiv.
Pentru acest exemplu, am redenumit tabelul facturi.
In ribbon-ul Table Style Options putem bifa sau debifa diferite optiuni, printre care unele de sintetizare a informatiilor (vezi imaginea de mai sus). Daca, de exemplu bifam optiunea Total Row, va aparea automat la finalul tabelului un rand de total. Pentru fiecare coloana putem alege (dand click pe sageata) tipul de sintetizare dorit (suma, medie, maxim, minim, etc.)
Celelalte optiuni disponibile in ribbon-ul Table Style Options sunt doar de formatare.
Daca dorim sa introducem noi inregistrari in tabel, pozitionam cursorul in ultima celula din dreapta a tabelului – deasupra randului de total – (se observa ca apare marcata vizibil si apasam de pe tastatura butonul Tab) pentru a deschide o noua inregistrare in tabel. Aceasta va fi luata in considerare si se vor reactualiza totalurile de pe ultimul rand.
Daca vrem sa redefinim intervalul de referinta al tabelului, este suficient sa “tragem”cu mouse-ul din coltul din dreapta jos, cuprinzand si celulele care vrem sa faca parte din tabel.
Cealalta varianta este optiunea Resize table din sectiunea Properties.
In momentul in care introducem o formula intr-o anumita coloana, se va completa automat toata coloana atunci cand apasam Enter.
Referinta la celulele care fac parte din tabel s-a modificat.
Sa presupunem ca vrem sa introducem o noua coloana, denumita An factura, pozitionata imediat dupa Data factura.
Selectati coloana Moneda contract, dati click dreapta si apasati Insert. Tabelul a fost redimensionat automat, astfel incat sa includa si aceasta celula.
In celula D2, utilizati functia YEAR pentru a extrage anul facturii.
Formula va arata astfel:
=YEAR([@[DATA FACTURA]])
unde [@[DATA FACTURA]] reprezinta valoarea campului (caracteristicii) DATA FACTURA de pe randul curent.
Realizarea si actualizarea unui Pivot Table
Atunci cand datele au fost organizate ca table, utilizand Format as table, NU mai este nevoie sa redimensionati pivotul de fiecare data cand adaugati noi intrari in baza de date (ca mai sus).
Observati ca atunci cand apasati Insert -> Pivot Table, referinta la date va arata astfel:
In fine, pentru utilizatorii experimentati, “transformarea” datelor in baza de date, utilizand optiunea Format as Table este obligatorie daca vor sa utilizeze Power Pivot, care lucreaza doar cu tabele.
