Power Pivot (2) – Cum se construieste un model de date (Data Model)
Incepand din 11 iulie 2016, vom publica in fiecare zi de luni si de joi cate un articol din seria de zece cursuri gratuite dedicate Power Pivot pentru Excel 2013.
ENJOY THE POWER! 🙂
Intr-un articol anterior, am definit relatia dintre doua perechi de tabele si am remarcat ca definirea acestora duce si la construirea automata a unui model initiale de date.
Daca nu definiti relatia dintre tabele, puteti totusi sa adaugati pe rand tabelele respective la modelul de date si sa definiti ulterior aceste relatii.
In tabelul curent (click undeva in tabel), apasati butonul Add to Data Model din meniul PowerPivot.
Pentru a accesa Power Pivot in Excel 2013, cu datele definite anterior, apasati butonul Manage din meniul PowerPivot.
Se va deschide o noua fereastra, denumita Power Pivot for Excel – [denumirea fisierului in care se afla tabelele]. Modalitatea implicita de afisare a modelului de date este Data View.
Daca vreti sa vedeti modelul in format Diagram View (care arata relatiile dintre tabele), apasati butonul Diagram View din meniul Home al PowerPivot.
Power Pivot-ul are doua meniuri principale (Home si Design), precum si meniul dinamic (activ tot timpul) Table Tools, in cazul in care tabelele din model provin din alte fisiere si au fost copiate cu link.
Puteti lucra independent de Power Pivot view (puteti inchide sau lasa deschisa fereastra) in tabelele originale. Pentru a actualiza datele din Power Pivot, apasati butonul Refresh.
Exista cateva optiuni de prelucrare simpla a tabelelor incluse in modelul de date care nu modifica structura tabelelor initiale, si anume: formatare, sortare, filtrare, introducere de noi coloane (asa-numite Calculated Columns).
Analizand putin datele din model, observati ca in stanga semnului de filtru de la etichetele de coloane, la unele coloane apare semnul 
(in tabela contracte)
sau semnul
(in tabela facturi).
Aceasta se traduce astfel: campul NR. CONTRACT tabela facturi contine datele de cautat (search data) in Related Table, care este tabela contracte.
Relatia definita anterior a fost una de tip ONE-TO-MANY intre tabela facturi si tabela contracte, care se traduce astfel:
- Unei facturi ii corespunde un singur contract (ONE) – NR.CONTRACT din tabela facturi este coloana Foreign din relatie
- Pentru un contract pot fi emise mai multe facturi (MANY) – NR. CONTRACT din tabela contracte este coloana Primary din relatie
Reminder! Revizuiti articolul referitor la definirea relatiilor dintre tabele.
Dintre optiunile din meniul Design, observati ca puteti defini sau modifica definirea relatiilor dintre tabelele cuprinse in Data Model, apasand unul din butoanele Create Relationship, respectiv Manage Relationship.
Actualizarea modelelor de date
Daca vreti sa adaugati o noua tabela la modelul de date, realizati acest lucru din meniul Data -> Connections.
Puteti de asemenea sa adaugati date externe fisierului curent intr-un model de date, care sa provina din baze de date SQL sau Access, asemanator cu optiunile de import de date clasice din Excel.
Daca vreti sa eliminati un tabel din modelul de date, dati click dreapta pe denumirea tabelului (in partea de jos a ecranului Power Pivot) si alegeti optiunea Delete. Aceasta operatie va sterge tabelul din modelul de date, NU va sterge fizic tabelul din fisierul Excel respectiv.
Sortarea tabelelor din Power Pivot
In tabela facturi din Power Pivot, vreti sa sortati crescator dupa valoarea facturii. Dati click undeva in interiorul coloanei si apasati unul din butoanele Sort A to Z, respectiv Sort Z to A.
Observati ca optiunile de sortare sunt mai restranse decat cele clasice, pentru ca se presupune ca ati realizat indexarea (sortarea dupa una sau mai multe campuri) tabelelor inainte sa le adaugati la Data Model.
Vom vorbi in articolul urmator (cel din 18 iulie) despre cum se realizeaza si la ce poate fi utila sortarea unei coloane dupa o alta coloana din tabela curenta sau dintr-o alta tabela, utilizand optiunea Sort by Column din Power Pivot.
Stergerea modelului de date
Pentru a sterge un model de date (Data Model), este nevoie sa stergeti (nu doar sa dezactivati) toate relatiile dintre tabele. Inchideti Power Pivot view si stergeti pe rand relatiile definite anterior intre tabele (din Data – Relationships).
Cand apasati butonul Connections, observati ca nu mai apare nicio conexiune si nici modelul de date.
Daca fisierul Excel de la care porniti modelul de date nu contine niciun fel de conexiuni externe (cum am realizat anterior pentru tabelul FACT_RESTANTE) si niciun fel de relatii definite intre tabele din fisierul curent, atunci cand apasati butonul Manage din sectiunea Data Model a meniului PowerPivot, se va deschide un model gol, care nu contine niciun tabel.
_________________________________________
Urmariti seria de articole dedicata Power Pivot.
In urmatoarele doua articole, vom vorbi despre:
- Optiunea Sort by Column
- Cum arata un Pivot Table realizat cu Power Pivot si care sunt optiunile specifice de prelucrare
