Etape pregatitoare in procesul de recrutare si selectie
Stabilirea si urmarirea etapelor esentiale in procesul de recrutare si selectie este obligatorie in asigurarea unui grad cat mai ridicat de succes, aceasta insemnand nu doar gasirea candidatului potrivit pentru momentul respectiv, ci si gasirea echilibrului pe termen mediu intre planurile profesionale si aspiratiile personale ale noului angajat si obiectivele companiei.
Trebuie facuta mai clar distinctia intre etapa de recrutare si cea de selectie desi, adesea, ele sunt utilizate ca fiind sinonime. Recrutarea reprezinta, in fapt, etapa premergatoare selectiei, acea componenta care include compunerea si transmiterea pe cele mai potrivite canale de comunicare a mesajului de angajare, astfel incat sa se asigure o baza de selectie cat mai apropiata de obiectivele finale ale procesului de angajare si sa maximizeze eficienta acestuia, tradusa atat in timp cat si in rata de succes.
Vom detalia in randurile urmatoare cele mai importante componente ale etapei premergatoare interviului si selectiei propriu-zise, valabile indiferent ca procesul de recrutare si selectie este derulat de catre profesionisti (angajati sau companii de consultanta) sau de catre angajati ai companiei, fara atributii specifice in domeniul resurselor umane (sefi de departamente, etc.)
Pentru consecventa, vom denumi recruiter orice persoana care gestioneaza in intregime sau in parte procesul de recrutare si selectie.
ETAPA 1 – Identificarea si analiza nevoii de angajare
- Analiza fişei de post şi a anexelor acesteia (competenţe, obiective de performanţă, KPI)
- Identificarea şi punerea în acord a tuturor actorilor procesului cu obiectivele şi nevoile organizaţionale
- Identificarea şi alegerea modalităţilor de căutare a candidaţilor
- Canale clasice şi moderne de căutare a candidaţilor şi postare de anunţuri de angajare
- Criterii de alegere a canalelor eficiente de transmitere a mesajului de angajare
Analiza fişei de post şi a anexelor acesteia (competenţe, obiective de performanţă, KPI)
Compania angajatoare trebuie sa stie ce asteapta de la viitorul angajat, in termeni de: sarcini, responsabilitati, performanta si care sunt competentele (cheie, tehnice) pe care trebuie acesta sa le detina sau sa le obtina intr-un interval rezonabil de timp, astfel incat sa raspunda nevoilor organizationale.
Recruiterul trebuie sa revizuiasca atent fisa de post, daca aceasta exista, sau sa o redacteze, in stransa colaborare cu seful ierarhic direct si cu alte persoane implicate direct in gestionarea resurselor umane din compania angajatoare.
Definirea cat mai clara a sarcinilor si responsabilitatilor viitorului angajat este cel putin la fel de importanta ca si stabilirea unor obiective de performanta obiective, masurabile, tangibile si realiste.
Identificarea şi punerea în acord a tuturor actorilor procesului cu obiectivele şi nevoile organizaţionale
Aceasta etapa este strans legata de cea a identificarii si punerii in acord a tuturor actorilor procesului cu obiectivele si nevoile organizationale. Nu de putine ori se intampla ca recruiterul sa ia drept model o fisa de post neactualizata in compunerea mesajului de angajare si realizarea testarilor, sa nu discute cu persoana care va fi seful ierarhic direct al viitorului angajat, preluand astfel false mesaje si creandu-si o impresie eronata despre ce se cere de la candidatul de succes.
Desigur, experienta sa in recrutare si selectie va fi esentiala in ajunegerea la o forma agreata de toti actorii procesului, tinand cont atat de constangerile financiare, cat si de cerintele legale care trebuie indeplinite.
Identificarea şi alegerea modalităţilor de căutare a candidaţilor
In functie de concluziile etapelor anterioare, recruiterul va identifica cele mai potrivite canale de transmitere a mesajului de angajare, o importanta mare fiind acordata tipologiei postului scos al concurs (pozitie in organigrama, nivel de studii, orasul unde isi va derula activitatea viitorul angajat, etc.).
Procesul de recrutare poate fi unul reactiv (se publica un anunt si se colecteaza CV-uri) sau proactiv (cautare in baze de date interne sau disponibile online, retele sociale profesionale).
Canale clasice şi moderne de căutare a candidaţilor şi postare de anunţuri de angajare
Este preferabila utilizarea mai multor canale de angajare, clasice (anunturi in publicatii tiparite, flyere, recomandari) sau moderne (site-uri de anunturi, retele sociale) si nu trebuie inca neglijata publicarea acestora (fluturasi de angajare, publicare in anunturi de mica publicitate), constituind inca un canal deloc de neglijat in atragerea de candidati potriviti (de exemplu, pentru posturi de genul promoteri, merchandiseri, etc.)
Utilizarea site-urilor specializate in anunturi de angajare este o practica curenta a ultimului deceniu, cateva dintre acestea dispunand de asemenea de baze de date cuprinzatoare din care un angajator, contra cost, poate selecta candidatii pe care ii considera potriviti pentru etapa urmatoare.
Criteriile de alegere a canalelor de transmitere a mesajului de angajare pot fi, asadar:
- Tipologia postului (executie/conducere, studii superioare/medii, pozitii super-specializate)
- Costurile implicate (costuri de publicare a anuntului, de tiparire – daca e cazul – a flyerelor, etc.)
- Gradul de diseminare a informatiei (trafic site-uri de angajare, etc.)
- Durata procesului (constrangeri de timp)
ETAPA 2 – Redactarea anunţului de angajare
- Diferenţe de redactare în funcţie de canalele de transmitere
- Ce trebuie şi ce nu trebuie să conţină un anunţ de angajare
- Selecţia iniţială (screening de CV-uri)
- Criterii de evaluare iniţială a CV-urilor
- Gestionarea CV-urilor
Diferenţe de redactare în funcţie de canalele de transmitere
- Publicatii tiparite, flyere
- Website-uri de anunturi de angajare
- Mesaje transmise direct potentialilor angajati (recrutare pro-activa)
In cazul publicatiilor tiparite, constrangerea cea mai evidenta este cea referitoare la spatiu si buget, taxarea facandu-se de obicei la numar de cuvinte. Pentru acest tip de canale de transmitere, se vor redacta anunturi concise, eliminand cuvinte si expresii redundante (de tipul „Daca esti o persoana entuziasta, ai cel putin studii medii….”). Anuntul va contine obligatoriu denumirea postului, sarcini principale, date de contact (fax/email), pachet salarial.
Anunturile online trebuie sa fie structurate (de obicei, respectand structura data de site-urile de angajare), sa utilizeze un limbaj concis si clar, fara greseli sau inadvertente gramaticale si stilistice.
Ce trebuie şi ce nu trebuie să conţină un anunţ de angajare
In functie de canalele de transmitere utilizate si de obiectivele procesului, anuntul (mesajul) de angajare poate sa contina:
- Sarcini si responsabilitati principale
- Competente cautate (tehnice, limbi straine, competente cheie)
- Scurta prezentare a companiei angajatoare
- Pachet salarial
- Lista de intrebari
- Date de contact
Cu cat criteriile de selectie (experienta, studii, competente tehnice) sunt mai bine definite in anuntul de angajare, cu atat continutul CV-urilor primite se va apropia mai mult de profilul cautat, tinand cont, evident si de celalalte componente de interes pentru candidati (companie angajatoare, beneficii salariale, etc.)
Un anunt de angajare ce contine criterii vagi, de genul „cautam persoana entuziasta, preferabil cu experienta”, va atrage un numar foarte mare de candidati, mai ales daca este vorba despre o companie cunoscuta pe piata si va ingreuna foarte mult procesul de selectie initiala, in baza CV-ului si a scrisorii de intentie (daca a fost solicitata).
Trebuie mentionat totusi ca, in unele cazuri, acest tip de anunt este cel care corespunde cel mai bine obiectivelor procesului. De exemplu, atunci cand au loc masive campanii de recrutare pe pozitii entry-level, un criteriu foarte bun de selectie initiala va fi continutul scrisorii de intentie si/sau al listei de raspunsuri la intrebarile obligatorii atasate mesajului de angajare, tinand cont ca experienta nu va constitui un criteriu eliminatoriu. Cu toate acestea, chiar si in acest caz, trebuie avute in vedere niste criterii minimale de auto-eliminare, astfel incat recrutatorul sa nu fie nevoit sa treaca prin sute sau mii de CV-uri pentru o selectie initiala de 20-30 de candidati.
In acest caz, mesajul de angajare trebuie sa defineasca foarte clar sarcinile viitorului angajat si – desi angajatorii se feresc – detalii semnificative si/sau motivante referitoare la pachetul salarial.
De exemplu, anuntul de angajare poate preciza ca pachetul salarial contine: salariu minim pe economie + bonusuri medii de ….pentru indeplinirea targetelor, abonament privat de sanatate, transport gratuit, etc.
Selectia initiala (screening de CV-uri)
Reprezinta o etapa consumatoare de timp, in cadrul careia recruiterul realizeaza o prima selectie a aplicatiilor, in functie de anumite criterii. Dar care ar trebui sa fie acele criterii?
In primul rand, este importanta sublinierea faptului ca, indiferent care ar fi criteriile de selectie initiala, acestea trebuie sa existe, sa fie bine definite – in baza analizei efectuate in etapele anterioare (sarcini si responsabilitati, competente tehnice, experienta, etc.) – iar recruiterul trebuie sa le aplice consecvent.
De exemplu, daca un criteriu obligatoriu este cunoasterea la un nivel avansat a limbii engleze sau existenta unui certificat de competente sau a unei autorizatii, recruiterul trebuie sa tina cont de aceste prime criterii eliminatorii.
Desigur, flexibilitatea selectiei initiale depinde foarte mult de specificul activitatii. Intr-o meserie tehnica, in care existenta unei autorizatii (ale carei costuri viitorul angajator nu este dispus sa le suporte dupa angajare) este obligatorie pentru derularea activitatii, eliminarea se face dupa criterii obiective, masurabile. In schimb, dovedirea unui anumit nivel de cunoastere a unei limbi straine nu se poate proba de multe ori decat la interviu/testare. Este o eroare pe care o fac multi recruiteri, aceea de a elimina din start un candidat care scrie in CV, de exemplu, „cunostinte medii de limba engleza”, fara a pune in balanta si celelalte criterii.
Experienta arata ca majoritatea candidatilor isi „cosmetizeaza” aplicatia, astfel incat, nu de putine ori, un candidat care isi evalueaza ca fiind foarte bun nivelul de cunostinte (intr-o limba straina, intr-o aplicatie informatica), nu obtine rezultate bune la testare. Aceste criterii trebuie coroborate, prin urmare, cu cele referitoare la profilul activitatii anterioare.
Un aspect care trebuie INTOTDEAUNA considerat criteriu esential este acuratetea aplicatiei (CV si scrisoare de intentie). Transmiterea unei aplicatii ce contine erori gramaticale sau stilistice, un format neingrijit al CV-ului, o scrisoare de intentie standard (de cele mai multe ori copiata din alte surse si neadaptata candidaturii) trebuie sa reprezinte pentru orice recruiter un „steag rosu”. Oricat de bun ar putea parea un candidat, faptul ca nu si-a acordat timpul necesar redactarii unei documentatii profesioniste sau ca pur si simplu nu detine cunostintele necesare realizarii acestei actiuni indica, adesea, cu acuratete, modul in care va actiona ca viitor angajat.
Desigur, si in acest caz, criteriul trebuie sa tina cont de profilul pozitiei vacante, desi nu te astepti ca un inginer sa compuna scrisori de intentie „artistice”, te astepti sa fie „muncite”, ingrijite, acuratetea si rigoarea in activitate fiind esentiale in activitatea sa.
Criterii de evaluare iniţială a CV-urilor
Dupa o prima analiza a candidaturilor pentru o singura pozitie vacanta, recruiterul va selecta maxim 20-30 de aplicatii, ordinea de chemare la interviu si prioritizarea acestora facandu-se in functie de criteriile stabilite in etapele anterioare DAR tinand cont si de experienta si ceea ce se numeste „nasul” recruiterului.
Se poate de multe ori ca un om cu mai putina experienta sau experienta nerelavanta, conform criteriilor postului, sa reprezinte o achizite mai valoroasa pentru viitorul angajator decat un candidat care lucreaza de zece ani pe aceeasi pozitie, de exemplu.
Ponturi:
- Scrieti pe ultima pagina a CV-ului (sau atasati o pagina suplimentara) ce v-a sarit in ochi in CV (bun sau rau), ce intrebari si/sau nelamuriri aveti pentru interviu, ce criterii dintre cele stabilite initial trebuie evaluate cu prioritate
- Subliniati direct pe CV/scrisoare de intentie elementele care vor constitui intrebari in timpul interviului
Gestionarea CV-urilor
Majoritatea website-urilor specializate pentru locuri de munca furnizeaza angajatorilor platforme de gestionare a CV-urilor (cont dedicat cu nume de utilizator si parola, posibilitatea de gestionare online prin crearea de foldere, posibilitatea de marcare a CV-urilor – respins, de chemat la interviu, etc.).
In cazul in care doriti sa gestionati intern CV-urilor, puteti utiliza fie soft-uri dedicate (varianta preferata adesea de firmele specializate in plasarea fortei de munca si recrutare) sau va puteti construi propriile baze de date.
Ponturi
- Redenumiti CV-urile salvate dupa o regula consecventa si care sa permita sortarea si identificarea rapida ulterior (ex. Denumire post_Nume_prenume_cv_si_data)
- Realizati fisiere (de tipul tabelelor) in care sa puteti gestiona mai usor etapele procesului (status, data planificata interviu, sustinere interviu, etc.)
Oricare ar fi modalitatea de gestionare, trebuie sa evitati supraincarcarea cu documente de care ulterior nu veti mai avea nevoie. Pastrati intr-un folder separat candidatii care, de exemplu, nu se potrivesc prea bine pozitiei vacante actuale dar trebuie avuti in vedere in viitor.
Intr-un articol viitor vom detalia etapele procesului de selectie, mai precis organizarea si sustinerea interviurilor si testarilor.
