Cum se scrie o scrisoare de intentie (I)
Anunturile de angajare includ de cele mai multe ori si invitatia de a atasa candidaturii, pe langa curriculum vitae, si o scrisoare de intentie. Vom detalia in paginile urmatoare trasaturile caracteristice ale unei scrisori de intentie, identificand atat caracteristicile standard cat si elementele ce diferentiaza o aplicatie de succes de una ramasa in dosarul de posibili candidati pentru proiecte viitoare de recrutare sau, si mai probabil, la cosul de gunoi.
Multi aplicanti considera ca un paragraf standard, acelasi pentru toate job-urile avute in vedere, este suficient pentru a indeplini formal cerinta angajatorului/ recrutatorului de a atasa CV-ului si o scrisoare de intentie. Un alt “mit urban” este ca de fapt angajatorul/ recrutatorul nu citeste niciodata scrisoarea de intentie si, intr-adevar, exista multi recrutatori, inclusiv profesionisti, care nu dau mare atentie scrisorii de intentie. Este adevarat, DAR e suficienta citirea « in diagonala » pentru ca un recrutator experimentat sa identifice stangaciile lingvistice, greselile de exprimare sau, mai rau, inadvertentele dintre experienta profesionala asumata si cea reala (de obicei se observa in timpul interviului/testarilor).
Pare deopotriva inutil pentru angajator si pentru candidat sa solicite, respectiv sa transmita o scrisoare de intentie cand pozitia vacanta este una de agent de paza la o gradinita de copii sau vanzatoare la hypermarket. Asa sa fie? In unele cazuri este adevarat, dar in cele mai multe nu.
STUDIU DE CAZ
Sa presupunem ca trimiteti o scrisoare de intentie si un CV pentru un job de agent de paza la o gradinita de copii. In scrisoarea de intentie, puteti sublinia faptul ca aveti copii/nepoti de varsta prescolara si, prin urmare, sunteti familiar(a) cu mediul specific. Acest aspect poate fi important chiar daca respectivul candidat nu are experienta anterioara relevanta. Puteti de asemenea sugera ca motivatia aplicarii pentru astfel de pozitie vine din motive familiale (de exemplu sunteti casatorit(a) cu copii/ aveti nepoti si stiti cat de importanta este siguranta acestora), ceea ce poate reprezenta pentru recrutator un indiciu ca nu va veti plictisi foarte repede si ca veti fi vigilent in asigurarea respectarii cerintelor de securitate specifice unei unitati prescolare. Pe de alta parte, puteti pur si simplu reitera in cuvinte cat mai simple – atentie doar la gramatica – dorinta sincera de a lucra pentru a va putea intretine, pe dumneavoastra si/sau familia.
« Buna ziua,
Va scriu in legatura cu anuntul de angajare publicat in data de 17.07.2013 pe portalul www…. si referitor la pozitia vacanta de agent de paza la gradinita nr. ….
Consider ca seriozitatea de care am dat intotdeauna dovada la locurile de munca anterioare (recomandari la cerere) ma indica drept un candidat potrivit pentru postul de agent de paza, chiar daca nu am mai activat strict in domeniu, lucrand in ultimii zece ani pe pozitia de lacatus mecanic in diferite institutii (vezi CV atasat). Precizez ca am stagiul militar satisfacut si sunt un om disciplinat, cu simtul raspunderii si preocupat de siguranta copiilor (tinand cont ca sunt parintele a trei copii).
Mentionez, de asemenea, ca sunt dispus la lucrul in ture (noaptea, in weekend) si ca sunt disponibil intr-un interval de o saptamana de la data primirii unei oferte ferme de angajare.
Cu stima, »
Nu este cea mai « eleganta » scrisoare de intentie, consideram insa ca isi atinge scopul: arata motivatie, flexibilitate referitoare la conditiile de munca (necesara intr-un astfel de job), dorinta de stabilitate, familiaritate cu ierarhia rigida si disciplina specifice (stagiu militar satifacut). In plus, « paznicul » reprezinta de multe ori primul contact al unei terte persoane cu institutia respectiva, prin urmare trebuie sa fie si un bun comunicator. O scrisoare de intentie ingrijita, scrisa corect, poate raspunde acestui deziderat, chiar in lipsa unei experiente profesionale relevante.
Cele mai importante aspecte referitoare la scrisoarea de intentie sunt:
– Motivul transmiterii (scrisoare solicitata/nesolicitata)
– Forma
– Continut
– Modalitate de transmitere
a) motivatia transmiterii: proprie initiativa / solicitarea angajatorului
Cand ar trebui sa transmiteti o scrisoare de intentie nesolicitata?
- Atunci cand nu aveti niciun fel de experienta in munca / experienta relevanta pentru job-ul respectiv si trebuie sa atrageti intr-un fel atentia angajatorului prin alte trasaturi (cursuri de calificare, studii, disponibilitate de relocare, de lucru in ture, etc.).
- Cand este vorba despre o companie care solicita cunostinte de limba engleza, nu ezitati sa includeti si o succinta scrisoare de intentie, chiar daca nu este cerinta expresa, dar asta doar daca stapaniti bine fenomenul. Daca scrisoarea exprima un nivel de limba engleza suficient de ridicat, s-ar putea sa atarne destul de mult in balanta sanselor in fata altor candidati. Totusi, mai bine nu trimiteti nimic, decat sa va taiati si sansele pe care le aveati transmitand un document plin de greseli.
b) forma scrisorii
- Respectati forma standard a unei scrisori de afaceri (antet, referinta, formula de adresare, paragraf de inceput, continutul scrisorii, paragraf de final, formula de incheiere, nume expeditor, semnatura – daca transmiteti scrisoarea prin fax/ posta)
- Tineti cont ca, de obicei doar institutiile de stat mai utilizeaza forma “dantelata”, cu alineat nou, indentat, utilizarea unei forme bloc/ semi-bloc este mult mai eleganta
- Includeti in partea dreapta sus data curenta
- Personalizati scrisoarea de intentie, introduceti in partea din stanga sus (dupa randul cu data) numele angajatorului si, eventual, al persoanei careia ii transmiteti scrisoarea de intentie, precum si un rand de Ref.
- Nu utilizati formule pompoase, limbaj de lemn, adresari pretentioase decat in cazul in care chiar stapaniti foarte bine limbajul specific al corespondentei scrise de afaceri/ diplomatica
- Daca alegeti o limba straina pentru redactarea scrisorii de intentie, asigurati-va ca: si CV-ul este redactat in aceeasi limba, documentul are o forma corecta din punct de vedere gramatical (nu ezitati sa utilizati spelling-ul!), utilizati formulele standard corecte de adresare/incheiere
- Incercati, pe cat posibil, sa va rezumati la maxim o pagina format A4, nu are niciun angajator/ recrutator timp sau rabdare sa citeasca romane. Dar asigurati-va ca daca scrisoarea de intentie are 4 paragrafe, aceastea sunt corecte, elegante din punct de vedere stilistic si caracterizeaza succint abilitatile si experienta dumneavoastra
c) continutul scrisorii de intentie
- Paragraful de inceput trebuie neaparat personalizat (aveti grija sa nu trimiteti la cinci angajatori scrisoarea in care scrieti ca raspundeti la acelasi anunt de angajare!) si trebuie sa contina numele angajatorului, pozitia pentru care aplicati si sursa de informare (suportul media unde ati gasit anuntul de angajare)
- Includeti in urmatorul paragraf fie studiile fie experienta profesionala “cea mai tare”, adica cea care are cele mai mari sanse sa impresioneze angajatorul si sa fie relevanta pentru job-ul la care aplicati
Exemplu:
In cadrul companiei la care lucrez si in prezent (…….), promovarea in pozitia de Manager de Vanzari a reprezentat un important pas in cariera, activitatea mea principala fiind aceea de a consolida si dezvolta portofoliul de clienti care aleg sa isi faca reclama in paginile publicatiei ………… Consider ca experienta acumulata in domeniul relatiilor cu clienti, al analizei financiare si de vanzari constituie o importanta baza profesionala pentru o cariera de succes in marketing si/sau vanzari.
- Nu povestiti despre toate job-urile pe care le-ati avut pana acum, pentru asta exista Curriculum Vitae. Punctati in schimb experientele profesionale care va pun intr-o lumina favorabila sau evidentiaza indeplinirea unor cerinte din anuntul de angajare (experienta de … ani intr-un anumit sector de activitate, promovarea in cadrul aceleiasi companii, cresterea vanzarilor cu …%, spirit de echipa si / sau abilitati de sinteza, lucrul intensiv cu anumite soft-uri, disponibilitatea de a calatori des in interes de serviciu, etc.)
- Includeti un paragraf final (poate fi standard) in care sa va reafirmati interesul pentru job si disponibilitatea de a parcurge toate etapele unui proces de recrutare sau, dimpotriva (exista si astfel de cazuri), dorinta de a participa la un singur interviu final la o anumita data/ intr-o anumita perioada. Evident ca veti proceda ca in cel din urma caz doar daca stiti ca este o conditie nenegociabila (nu sunteti din localitate, aveti un orar foarte strict la actualul job) sau daca sunteti intr-o pozitie de forta (aveti o calificare foarte rara, care reduce foarte mult numarul de candidati posibili)
d) modalitate de transmitere a scrisorii de intentie
Daca transmiteti scrisoarea si CV-ul prin e-mail, atunci nu este nevoie sa o semnati (document scanat). Introduceti-o ca document separat de CV in atasament, in afara de cazul in care aplicati prin intermediul unui portal de job-uri.
In acest ultim caz, recomandarea este sa aflati si sa transmiteti separat angajatorului CV-ul si scrisoarea de intentie, daca acesta nu a precizat expres ca nu primeste aplicatii decat prin intermediul portalului de joburi. Si asta din doua motive: unu, ca nimeni nu mai are rabdare sa o citeasca si doi, ca utilizarea sa ca atuu in lupta pentru ocuparea unui post nu va mai fi la fel de eficienta (formatul e standard, trebuie sa va rezumati la 1-2 paragrafe, nu mai are acelasi impact vizual, s.a.).
Tot in cazul in care o transmiteti prin e-mail, salvati fiecare scrisoare de intentie transmisa unui angajator sub o denumire standardizata, persoanei care le va primi si arhiva ii va fi mult mai usor sa le regaseasca. Forma cea mai corecta ar fi: Nume si prenume_scrisoare de intentie.doc
Daca o transmiteti prin fax, tineti cont de faptul ca ea va fi mai putin lizibila, deci utilizati font-uri standard (fara font-uri artistice!), cu o marime destul de mare a font-ului sa poata fi citita chiar daca textul apare mai sters, nu uitati sa semnati scrisoarea si, mai ales, sa va asigurati ca a fost primita (raport de transmitere sau telefon de confirmare).
In cazul in care cerinta formala a angajatorului este de a transmite CV-ul si scrisoarea de intentie prin posta, respectati toate cerintele de forma si continut de mai sus, priviti-va cu un ochi critic “opera”, de ca si cum dumneavoastra ati fi destinatarul si nu expeditorul, nu uitati sa o semnati, introduceti documentele intr-un plic intre cartoane, sau in folii de plastic astfel incat sa nu ajunga mototolite la destinatie (ati stricat toata impresia) si transmiteti scrisoarea prin mijloace care sa va confirme primirea de catre destinatar (curier, posta recomandata, confirmare de primire).
Detaliem aici alte aspecte punctuale referitoare la redactarea unei scrisori de afaceri, pentru diverse categorii de aplicanti.
