— PROCEDURI OPERAȚIONALE ȘI FLUXURI DE LUCRU
Reguli de lucru scrise pentru activitatea care se desfășoară în realitate.
Analizăm procesele și relațiile dintre departamente, clarificăm responsabilitățile și construim proceduri, instrucțiuni și formulare adaptate modului în care funcționează organizația.
— CÂND DEVIN NECESARE
Compania a crescut, iar informația nu mai poate circula doar informal
Într-o echipă mică, deciziile și regulile de lucru pot fi transmise direct.
Diversificarea activitatii sau exploatarea unor oportunitati de piata pot conduce la o crestere accelerata a companiei, intr-un interval scurt de timp (1-2 ani), modificând fluxul informational și lanțurile de comandă și decizie:
- procesele există în practică, dar nu sunt documentate.
- aceeași activitate este realizată diferit de la un departament la altul;
- nu este limpede cine inițiază, verifică, aprobă sau arhivează;
- informația se pierde între roluri și etape;
- formularele și înregistrările nu sunt standardizate;
— IMPLEMENTARE
De ce să apelați la un consultant extern?
Pe măsură ce apar departamente, niveluri de coordonare și activități mai specializate, lipsa unor reguli comune produce întârzieri, interpretări diferite și dependență de câțiva oameni care „știu cum se face”.
Rolul consultantului este să analizeze procesele dintr-o perspectivă neutră, să identifice legăturile dintre activități și să transforme un mod de lucru cunoscut de câțiva oameni într-un sistem documentat de proceduri operaționale și fluxuri de proces, care poate fi înțeles și aplicat consecvent la nivelul întregii organizații.
În același timp, realizarea documentației necesită timp, structură și coordonare între departamente, resurse care nu sunt întotdeauna disponibile intern.
— ABORDAREA R&I ETIC SOLUTIONS
Procedura nu se scrie înainte de a înțelege procesul
Nu pornim de la un model generic. Urmărim activitatea, documentele, deciziile și punctele de transfer dintre oameni sau departamente. Abia apoi stabilim fluxul și forma documentației.
Fluxuri de proces
Ce se întâmplă în prezent, cine participă și unde apar blocaje sau interpretări diferite.
Responsabilități
Cine inițiază, execută, verifică, aprobă și păstrează înregistrările rezultate.
Documentație
Diagrame de flux, proceduri operaționale, instrucțiuni, formulare și anexe.
— DE LA ACTIVITATE LA DOCUMENTAȚIE
Construim sistemul în ordinea corectă
Realizăm proceduri operaționale, instrucțiuni de lucru, diagrame de flux și formulare asociate proceselor interne ale organizației.
01
Operații și procese
02
Roluri și decizie
03
Diagramă de flux
04
Procedură și instrucțiuni
05
Formulare și anexe
— LIVRABILE
Ce putem construi sau revizui
Harta proceselor
Lista proceselor și delimitarea activităților și relațiilor dintre ele.
Diagrame de flux
Reprezentarea etapelor, responsabililor, deciziilor și transferurilor de informație.
Instrucțiuni de lucru
Descrierea detaliată a activităților care trebuie executate într-un mod unitar.
Formulare și anexe
Modele de documente, tabele și formulare necesare aplicării procedurilor.
— ETAPE PROIECT
Cum lucrăm
01
Analizăm
Documentele existente, organigrama, responsabilitățile și modul real de lucru.
02
Modelăm
Procesele, diagramele de flux, rolurile și documentele asociate.
03
Redactăm
Procedurile, instrucțiunile, formularele și anexele agreate.
04
Revizuim
Integrăm observațiile și predăm documentația finală în format editabil și PDF.
— NU FURNIZĂM CONSULTANȚĂ ISO
Documentarea proceselor și procedurilor operaționale
Serviciul vizează analiza și documentarea proceselor interne, precum și realizarea procedurilor operaționale și a instrucțiunilor de lucru. Nu include consultanță pentru implementarea unui sistem de management ISO, redactarea procedurilor de sistem cerute de un standard sau pregătirea organizației pentru auditul de certificare.
