Cursul de nivel mediu-avansat vi se potrivește dacă:

• utilizați în mod curent programul Excel pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice și dețineți deja cunoștințe de nivel mediu
• trebuie să înțelegeți și să fiți capabili să realizați prelucrări complexe de baze de date, prelucrări care nu au neapărat caracter repetitiv
• trebuie să realizați în mod curent analize și raportări complexe pe baze de date și aveți nevoie de cunoștințe avansate în utilizarea programului

Notă:

Abordarea problematicilor din categoria nivel mediu-avansat presupune un nivel cel putin mediu de expertiză în utilizarea programului. În funcție de rezultatele evaluării inițiale, subiectele din categoria începător-mediu vor fi acoperite punctual, pe parcursul sesiunilor de training și doar pentru acele subiecte de nivel avansat care necesită cunoștințe solide de nivel mediu, fără a depăși un timp total alocat de 2 ore din durata totală a sesiunilor de training.

Exemple de cunoștințe necesare nivel mediu:

• înțelegerea diferenței dintre format de afișare și valoarea efectivă a informației din celulă, formatul ca dată calendaristică, ce înseamnă serial number, ce înseamnă lipire specială a informației
• utilizarea consecventă și corectă a funcțiilor, abilitatea de a înțelege rapid sintaxa unei funcții neutilizate anterior
• înțelegerea și aplicarea consecventă și corectă a conceptelor fundamentale cu care operează bazele de date
• utilizarea curentă a unor funcționalități și funcții din categoriile: funcții de căutare, funcții logice, funcții de însumare condiționată, rapoarte simple pivot table, sortări și filtrări

După finalizarea cursului, veți reuși să:

• optimizați viteza de prelucrare a informațiilor pe baze de date mari (“big data”)
• analizați și identificați soluțiile cele mai potrivite în prelucrarea informațiilor
• utilizați fără erori funcții și combinații de funcții complexe
• realizați operații de formatare complexă și validare a datelor
• construiți rapoarte sintetice mai complexe (pivot table, calcule condiționate, căutări și relaționări între baze de date care nu se pot realiza cu vlookup)

Materiale de training

• toate fișierele de lucru (exercițiile lucrate în timpul trainingului) cu rezolvări și explicații
• 50 de lecții teoretice, cu printscreen-uri și explicații (în funcție de versiunea predată)
• 40 de tutoriale video pentru versiunea nelocalizată (EN), împreună cu fișierele de lucru aferente
• fișierele de lucru sunt customizate pentru fiecare grupă de curs

Module training

Lecția 1 - Formatarea specială a datelor

Majoritatea utilizatorilor care lucrează intensiv în Excel acordă o importanță scăzută modalității de afișare a informațiilor și, adesea, Trainerul constată confuzia în ceea ce privește diferența dintre format de afișare (modul de reprezentare a datelor pentru utilizatorul final) și formatul de introducere, mai ales atunci când este vorba despre date calendaristice și despre diferența dintre format text și format numeric.

Modulul 1 este dedicat clarificării acestor aspecte și detaliază, de asemenea, conceptul de formatare customizată a informațiilor, pentru sporirea lizibilității.

Formatarea condiționată a datelor, un instrument foarte puternic atunci când este utilizat la un nivel avansat, facilitează utilizatorului identificarea rapidă, sortarea și filtrarea după criterii personalizate, imposibil de realizat altfel fără prelucrări suplimentare ale bazelor de date (coloane ajutătoare - adesea inutile și care sporesc riscul de aparție al erorilor).

Subiecte abordate:

• Formatare specială (afișarea numerelor negative, format de afișare a datelor calendaristice și a timpului, realizarea de „unități de măsură”, formatare ascunsă)
• Formatarea condiționată a datelor (formatarea în funcție de valoarea celulei, formatarea după o formulă, formatarea tuturor celulelor în funcție de valorile lor comparate cu o normă)
• Formatarea condiționată a datelor după criterii complexe (formule)

Lectia 2 - Copierea și modificarea informațiilor în Excel

Opțiunea Paste Special (practic nemodificată de la versiunea Microsoft Office Excel 2003) rămâne un instrument foarte puternic de prelucrare a informațiilor și facilitează, de exemplu, corectarea pe baze mari de date a informațiilor numerice introduse ca text.

Pentru fișierele partajate, înțelegerea și aplicarea corectă a diferitelor tipuri de protejare a foilor de lucru reprezintă instrumente obligatorii pentru orice administrator de baze de date.

Subiecte abordate:

• Ce înseamnă copiere specială a informației dintr-o celulă în alta. Opțiunea Paste Special - utilitate și limite (validari, formule, rezultat formule, formatări, operații)
• Transpunerea rândurilor și coloanelor unui tabel
• Protejarea datelor (utilitate, modalitate de realizare, nivele de protecție)

Lectia 3 - Opțiuni complexe de validare a datelor la introducerea sau importul din alte programe

Întotdeauna este mai simplu să previi, decât să combați!

Administratorii de baze de date complexe pierd adesea timp (și nervi) reparând. Veți învăța cum să minimizați erorile de introducere după criterii complexe (de exemplu, utilizatorul să nu aibă voie să introducă într-o coloană, dacă a uitat să completeze informația necesară în altă coloană).

Importul din alte soft-uri (de tip ERP) poate dura foarte puțin dacă înveți să utilizezi corect opțiunile Text to Columns, un alt instrument puternic și compatibil cu toate versiunile de Microsoft Office Excel, de la 2003 încoace.

Vreți să modificați informațiile dintr-o bază de date, altfel decât cu Find & Replace (da, știu cât dureaza)? Ce înseamnă și la ce folosește Go To --> Special.

Subiecte abordate:

• Validarea datelor după o listă definită de utilizator și după criterii complexe (formule)
• Utilizarea opțiunilor de căutare specială pentru completarea datelor dintr-un tabel (Go To - Special)
• Împărțirea unei coloane de informații pe mai multe coloane (opțiunea Text to Columns)
• Importul și exportul de date d(în) alte programe de calcul tabelar sau editoare de texte

Lecția 4 - Reprezentarea grafică complexă a datelor in Excel

O reprezentare corectă a datelor face cât o mie de rânduri de date!

Subiecte abordate:

• Diagrame și sparklines
• Utilizarea de slicere într-o tabelă
• Analiză grafică complexă (grafice de tip radial, XY și pe două axe, “waterfall charts” - compatibilitate cu versiuni anterioare ale programului)

Lecția 5 - Prelucrarea complexă a datelor în Excel

Veți învăța să resortați o bază de date după criterii complexe, pe care nu va mai fi nevoie să le compuneți în coloane suplimentare? Remember Lecția 1?

Cum ar fi să nu îmi ia o jumătate de zi să extrag porțiuni dintr-o bază de date de 100 de mii de rânduri, fără să număr procentele de la "Processing...." și, mai ales, fără să restartez de zece ori Excelul? Atât de puțin utilizat, atât de util - filtrul avansat.

Subiecte abordate:

• Sortarea datelor după mai multe criterii, liste personalizate sau culori, utilizarea de „variabile false”
• Filtru avansat după criterii sau formule definite de utilizator (utilitate pentru prelucrarea „big data”)
• Analize de tip „ce-ar fi dacă” (goal seak, scenario manager)

Lecția 6 - Sinteza datelor în Excel

Despre consolidarea datelor din mai multe foi de lucru (un alt instrument util și puțin utilizat) și realizarea de subtotaluri (da, știu, contabililor le plac subtotalurile).

Subiecte abordate:

• Unificarea informațiilor din mai multe foi de lucru (consolidarea datelor)
• Să folosesc sau nu subtotaluri? Află când să utilizezi opțiunea Subtotal și mai ales, când NU
• Funcția SUBTOTAL() - afișarea rapidă a unor valori sintetice dintr-o bază de date

Lecția 7 - Analiză complexă a datelor utilizând funcții și combinații de funcții

Abia acum Excelul devine cu adevărat interesant!

"Hai să ne gândim...", obișnuiesc să spun la training. IF în IF în IF în ...? Da, nu e așa greu, după ce înțelegem cum să gândim schema logică.

VLOOKUP aplicat la adevaratul său potențial? Adică?

XLOOKUP pentru fericiții care lucrează pe Office 365? A fost prima oară după multă vreme când am spus "Oau!" unui upgrade.

Subiecte abordate:

• Cum utilizăm funcțiile de tip Date & Time (TODAY, WEEKDAY, DATE, EDATE, DATEDIF, WORKDAY, NETWORKDAYS)
• Prelucrări avansate utilizând funcții de tip Lookup & Reference (VLOOKUP, LOOKUP, MATCH, INDEX) - limite în utilizarea funcției VLOOKUP și funcții alternative avansate de căutare
• Opțiuni de utilizare avansată a funcțiilor de tip Text (LEFT, RIGHT, MID, SUBSTITUTE, REPLACE, FIND, TRIM, VALUE, TEXT)
• Logic ….sau NU; utilizarea funcțiilor logice (IF, OR, AND, IFERROR, SWITCH)
• Funcții de prelucrare sintetică a informațiilor (SUMIF, SUMIFS, COUNTIF, COUNTIFS)
• Funcții de tip informațional (ROW, COLUMN, TYPE, ISERROR, ISBLANK)
• Funcții de tip financiar (IRR, NPV) - optional, la solicitarea Beneficiarului
• Combinarea funcțiilor în formule complexe
• Evaluarea și auditarea funcțiilor în Excel și rolul său în lucrul la nivel avansat

Pentru premianți*:

• Realizarea și utilizarea numelor și funcțiilor definite de utilizator
• Introducere în utilizarea de formule vectoriale (de tip Shift + Ctrl + Enter)

Lecția 8 - Crearea si modificarea rapoartelor sintetice de tip Pivot Table

Pivot Table înseamnă mai mult decât click, click, click și gata raportul!

Subiecte abordate:

• Realizarea, personalizarea și actualizarea rapoartelor de tip Pivot Table
• Opțiuni de sintetizare a informațiilor (totaluri, totaluri cumulate, indici de modificare procentuală, etc.)
• Afișarea diferențiată a informațiilor sintetice utilizând instrumentele Slicer și Timeline
• Pivot Charts versus Charts (diferențe, opțiuni, legătura cu Power Point)
• Compatibilitatea rapoartelor de tip Pivot Table pentru fișiere în format .xls (ex. fișiere nemigrate pe versiuni noi, fișiere exportate din soft-uri de tip ERP, probleme posibile și modalități de abordare)

Pentru premianți*:

• Rapoarte Pivot Table din surse multiple (tabele relaționate)

Lecția 9 - Cum să utilizezi cu succes macrouri in Excel dacă nu știi VBA?

Un pic de "magie"? Hai să vedem cum să automatizezi operații repetitive, fără să ai cunoștințe de programare

Subiecte abordate:

• Înregistrarea și modificarea unui macrou (referințe absolute și relative)

• Utilizarea de butoane (controale, liste, personalizare)

*Lectia 10 - Construirea si customizarea rapoartelor complexe dinamice (rapoarte de tip „dashboard”)

• Rapoarte dinamice vs. rapoarte statice (surse date, utilitate, diferențe)
• Ce ai nevoie să știi și la cel nivel de expertiză, pentru a putea construi rapoarte complexe dinamice?
• Structura și conținutul surselor de date (tabele, pivot tables, slicere)
• Construirea și actualizarea rapoartelor
• Utilizarea macrourilor și rapoartelor de tip Pivot Table pentru creare de rapoarte dinamice
• Opțiuni și limite în realizarea de rapoarte de tip „dashboard”, fără utilizarea modulului PowerPivot

*Lecția 11 - Ce înseamnă și la ce folosește o tabelă? (introducere la Power BI)

• Care este diferența între tabel și tabelă? Utilitate, limite și asigurarea acurateții introducerii datelor pe tabele prelucrate de mai mulți utilizatori
• Formatarea datelor ca tabelă (opțiuni de formatare, sintetizare)
• Optimizarea tabelelor de dimensiuni mari (definire zona de lucru, formule, opțiuni speciale de filtrare)
• Crearea legaturilor între tabele pentru realizarea de rapoarte complexe utilizând surse multiple de date

* Subiectele marcate cu roșu sunt doar pentru premianți!

Programa este orientativă, problematica abordată, complexitatea și modalitatea de combinare a informațiilor fiind decise de Trainer în funcție de: nivelul de pregătire constatat în urma evaluării inițiale, ritmul de învățare și omogenitatea grupei, versiunea de Excel predată, domeniul de activitate al participanților la training, alte informații puse la dispoziție de cursanți (ex. modele baze date pe care vor să le optimizeze, rapoarte pe care trebuie să le conceapă).

Sesiunile de training sunt interactive si constau in exemple practice si exercitii (se lucreaza in baza unor fisiere de lucru ce necesita prelucrari din ce in ce mai complexe), abordand si aspecte tehnice/teoretice.